办会方案

某高校，学院，行业协会，学会（委托方）等按照会议参会人数，地点，会期，议题等基本信息委托恒翠会议（受托方）提供全方位承办支持。 会议涉及收取本外币会议注册费，支付会议支出及本外币专家费等繁杂财务问题，考虑到学校财务收支手续复杂，耗时长，外币结算不便等问题，组织团队决定受托方同时负责财务事宜。

委托方与受托方团队直接沟通，并指定负责人。按照委托方提供的会议基本信息，如组委会名单，主办单位，承办单位，日程安排，会议规模，时间跨度等信息，受托方提供1-3套会议计划，按照选定计划搭建网站、微信平台，设计并准备邀请函等，会议启动。

按同委托方约定的宣传材料和会议主题，受托方着手大会宣传，投稿系统搭建，出版社申请，收稿，分配审稿，准备会议材料，编辑摘要册及论文集，发布日程，联系会场和酒店等具体事宜，整个过程受到委托方监督。

会议现场有受托方会议团队管理，包含物料准备，会场布置，设备调试，人员签到，资料和纪念品发放，问题咨询，茶歇用餐协调等，保证会议按照计划顺利进行

会后受托方一个月内完成会议相关材料准备和财务报告交付委托方，至此所有工作完成。

按照具体情况，完成工作总结并以期在以后的工作中不断提高，为受托方带来更加贴心的服务。